BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem yang erat hubungannya dengan akuntansi dinamakan Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Bentuk dasar dari sistem ini yaitu adanya masukan, pengolahan dan keluaran, akan tetapi saat ini dapat dikembangkan hingga menyertakan media penyimpan. Sistem saling berhubungan satu sama lainnya untuk bersama-sama guna mencapai tujuan tertentu.
2.1.1. Pengertian Sistem dan Pendekatan Sistem
Menurut Murdick, sistem yaitu suatu kumpulan elemen-elemen yang dijadikan satu untuk tujuan umum. Sistem informasi sebaiknya memfokuskan perhatian pada manajemen, sistem informasi yang terkoordinasi menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer dan mengkomunikasikan dengan segera dalam bentuk yang dapat dipahami oleh pengguna informasi. Sedangkan menurut Drs. Komarudin, sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur-prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi dalam sistem.
Menurut W. Gerard Cole, prosedur adalah urut-urutan pekerjaan kerani (klerikal) biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian/lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang sering terjadi.
2.1.2. Karakteristik Sistem.
Model umum sebuah sistem adalah input, proses, dan ouput. Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Adapun karakteristik dari sistem tersebut adalah sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lainnya, melalui penghubung yang mengalir dari sub sistem ke sub sistem lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang berupa perawatan dan masukan sinyal.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
7. Pengolahan Sistem (Process)
Pengolah sistem adalah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran yang bermanfaat bagi pemakai informasi.
8. Tujuan dan Sasaran Sistem (Objectives/Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan dan sasaran yang bersifat tertentu.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Suatu sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tertentu. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan beberapa macam diantaranya yaitu:
1. Sistem abstrak dan sistem fisik (Abstract system dan physical system)
Sistem abstrak adalah sistem berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik yaitu sistem yang ada berupa fisik.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia (Natural system dan human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam (tidak dibuat oleh manusia). Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem tertentu dan sistem tak tentu (Deterministic system dan probabilistic system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup dan sistem terbuka (Closed system dan open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak saling berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Sistem terbuka adalah sistem yang saling berhubungan dan bisa terpengaruh dengan lingkungan luar.
2.1.4. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang menggunakan teknologi komputer untuk menyajikan informasi kepada para pemakai dalam pengambilan keputusan, sedangkan informasinya sendiri dapat didefinisikan sebagai data yang telah diproses atau diolah sehingga memiliki arti dan bermanfaat bagi pemakainya di dalam mengambil keputusan.
2.1.5. Pengertian Sistem Informasi Manajemen.
Sistem informasi manajemen (Management information system) atau sering disebut SIM merupakan penerapan sistem informasi di tingkatan manajemen. Menurut Frederich H.Wu, “Sistem informasi manajemen yaitu kumpulan-kumpulan dari sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen”.
Sedangkan menurut Barry E Chusing, “Suatu sistem informasi adalah kumpulan-kumpulan dari manusia dan sumber daya modal dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”. Sistem informasi manajemen melakukan fungsi-fungsinya untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.
2.1.6. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Akuntansi sebagai suatu sistem informasi yang mengindentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Informasi pada dasarnya adalah sumber daya seperti halnya pabrik dan peralatan. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin, “Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu komponen organisasi mengumpulkan, mengklasifikasi, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambil keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan dalam perusahaan secara prinsip adalah manajemen. Informasi akuntansi merupakan bagian terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan manajemen”. Sistem informasi yang berkaitan dengan siklus akuntansi di perusahaan diantara lain:
1. Keuangan
Segala transaksi yang berkaitan dengan perolehan manajemen dana modal, termasuk kas.
2. Pendapatan
Segala transaksi yang berkaitan erat dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas lain dan mengumpulkan segala pembayaran.
3. Pengeluaran
Segala transaksi yang berkaitan erat dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas lain dan pelunasan semua kewajiban dengan pihak terkait.
Sistem informasi akuntansi memproses seluruh transaksi keuangan dalam bentuk laporan keuangan perusahaan. Seluruh transaksi keuangan tersebut dapat dengan mudah dilakukan menggunakan komputer. Manfaat dari penggunaan komputer dalam pengolahan data diantaranya :
1. Penghitungan (Calculating)
Perhitungan-perhitungan menggunakan komputer dapat dilakukan dengan cepat.
2. Pengiriman (Transmision)
Komputer dapat memindahkan lokasi data dari satu tempat ke tempat lainnya dengan cepat.
3. Pengurutan (Sortir)
Komputer lebih memungkinkan untuk melakukan penyortiran data ke dalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat.
4. Pengecekan (Verification)
Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan angka-angka yang menjadi input dalam suatu proses.
2.1.7. Sistem Akuntansi Penjualan
Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibedakan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan. Penjualan dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Penjualan secara kredit menimbulkan piutang yang biasanya dicatat dalam akun “Piutang Dagang”. Penerimaan barang yang telah dijual disebut retur penjualan sedangkan pemberian potongan harga disebut pengurangan harga. Pada umumnya retur penjualan dan pengurangan harga dicatat dalam satu akun yang disebut dengan retur penjualan dan pengurangan harga.
Penjualan Tunai
Kas XXX
Penjualan Barang Dagang XXX
Penjualan Secara Kredit
Piutang Dagang XXX
Penjualan Barang Dagang XXX
Penjualan Dengan Potongan
Kas XXX
Potongan Penjualan XXX
Penjualan Barang Dagang XXX
Penjualan dengan PPN
Kas XXX
PPN XXX
Penjualan Barang Dagang XXX
Adanya Retur Penjualan
Retur Penjualan XXX
Kas/Piutang Dagang XXX
Adapun jenis-jenis penjualan adalah sebagai berikut:
1. Penjualan Tunai
Penjualan yang dilakukan secara umum tunai kepada pembeli barulah barang dikirim kepada pembeli.
2. Penjualan Kredit
Penyerahan barang terlebih dahulu kepada pembeli dan pembayaran yang akan dilakukan memiliki jangka waktu yang telah disepakati.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Untuk menggambar sistem yang akan digunakan maka diperlukan peralatan pendukung sistem (tools system). Peralatan pendukung tersebut terdiri dari:
2.2.1. Diagram Arus Data (DAD)
Diagram arus data adalah suatu jaringan (network) yang menggambarkan suatu sistem otomatis atau komputerisasi, manualisasi dan gabungan dari keduanya yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Diagram arus data mempunyai keuntungan memungkinkan suatu sistem tingkatan yang lebih rendah, sedangkan kekurangannya tidak dapat menunjukkan proses pengulangan (looping), proses keputusan dan proses penghitungan.
Simbol-simbol yang terdapat dalam diagram arus data terdiri dari:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Menggambarkan asal atau tujuan data, disimbolkan dengan bentuk bujur sangkar.
2. Arus Data (Data Flow)
Menggambarkan aliran data yang berjalan disimbolkan dengan bentuk anak panah.
3. Proses (Process)
Menggambarkan proses pengolahan data disimbolkan dengan bentuk lingkaran.
4. Simpan Data (Data Store)
Menggambarkan data yang sudah diarsipkan atau disimpan, disimbolkan dengan bentuk sepasang garis horizontal paralel yang tertutup disalah satu ujung.
Aturan main yang berlaku di dalam penggunaan diagram arus data antara lain sebagai berikut:
a. Diagram arus tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Diagram arus tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu dengan data store yang lain secara langsung.
c. Diagram arus tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.
Langkah-langkah pembuatan diagram arus antara lain sebagai berikut:
1. Diagram Konteks (Context Diagram)
Menggambarkan tujuan data yang akan diproses, dengan kata lain menggambarkan sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol (Zero Diagram)
Menggambarkan tahapan proses di dalam diagram konteks yang lebih terperinci.
3. Diagram Detail (Detail Diagram)
Menggambarkan arus data secara mendetail dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data berfungsi untuk menjelaskan lebih detail suatu kata atau kalimat, selain itu kamus data juga merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang diagram arus data yang mencakup proses, arus data dan simpanan data.
Kamus data dapat digunakan juga dalam tahap analisa dan tahap perencanaan sistem. Pada tahap analisa, kamus data sebagai alat komunikasi antar sistem dengan pemakai (user) mengalirkan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai (user), sedangkan dalam tahap perencanaan sistem kamus data dapat digunakan dalam merancang input, output dan database.
Arus data yang terdapat pada diagram arus bersifat global dan hanya menunjukkan nama arus datanya saja. Untuk keterangan lebih lanjut mengenai struktur dari suatu arus data dapat dilihat pada kamus data.
Di dalam kamus data terdapat beberapa hal yang harus diketahui diantaranya:
1. Nama Arus Data
Nama yang jelas harus dicatat agar DAD dapat dibaca dan diberi penjelasan yang lebih lanjut tentang arus data tersebut, hal ini untuk memudahkan dalam pencarian data di kamus data.
2. Alias
Nama lain atau alias dari data harus dituliskan karena data yang sama mempunyai data yang berbeda untuk orang yang satu dengan orang yang lainnya.
3. Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses berupa laporan serta dokumen hasil cetakan atau dapat pula berupa dokumen dasar dan dokumen hasil cetakan komputer.
4. Arus Data
Arus data menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Kamus data dicatat dengan jelas agar memudahkan pencarian data di dalam DAD.
5. Penjelasan
Memperjelas makna dari arus data yang dicatat di kamus data dan memberikan keterangan – keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data dimasukan ke sistem, kapan program harus dilakukan dan kapan laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume di dalam kamus data yaitu volume rata – rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata – rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode sedangkan volume puncak menunjukkan volume terbanyak. Volume ini juga digunakan untuk mengidentifikasikan simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemrosesan, dan alat output.
8. Struktur Data
Struktur data dicatat dalam kamus data yang terdiri dari item–item atau elemen–elemen data. Selain itu struktur data juga berfungsi mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dituliskan yang disebut dengan notasi. Notasi dapat memperjelas data dibandingkan dengan narasi.
Notasi atau simbol dibagi menjadi dua yaitu :
a. Notasi Struktur Data
Notasi digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang digunakan diantaranya adalah sebagai berikut:
Tabel II.1. Tabel Notasi Struktur Data
| Notasi | Keterangan |
| = | Terdiri dari |
| + | Dan (and) |
| ( ) | Pilihan (boleh ya, boleh tidak) |
| {} | Iterasi atau pengulangan proses |
| [] | Pilih salah satu pilihan |
| I | Terdiri dari [] |
| * | Keterangan atau catatan |
| @ | Petunjuk (key field) |
b. Notasi Tipe Data
Notasi digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang digunakan diantaranya adalah sebagai berikut:
Tabel II.2. Tabel Notasi Tipe Data
| Notasi | Keterangan |
| X | Menunjukkan tipe data adalah karakter |
| 9 | Menunjukkan tipe data adalah numerik |
| A | Menunjukkan angka tipe data karakter adalah alphabetic |
| Z | Menunjukkan angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong |
| . | Menunjukkan pemisah ribuan |
| , | Menunjukkan pemisah pecahan |
| - | Menunjukkan tanda penghubung |
| \ | Menunjukkan tanda pembagi |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar